¿CÓMO FORMULAR UN PLAN ESTRATÉGICO PARA UNA EMPRESA?

Si piensas en crear una empresa lo primero que debes tener es un Plan Estratégico, esté te permitirá demarcar el rumbo desde el inicio de las operaciones, y por tanto obtener mayores niveles de rentabilidad en el menor tiempo posible.

Si tu empresa ya tiene algunos años a cuesta y tus resultados no son los mejores; tal vez lo que te falte es contar con un buen Plan Estratégico.

Un Plan Estratégico debe ser capaz de responder las siguientes preguntas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Cuánto?

En este post aprenderemos a formular un Plan Estratégico para tu empresa.
 

PASO N° 01. FORMULA UNA MISIÓN Y VISIÓN:

Lo primero que debemos definir cuando nos encontramos formulando el Plan Estratégico de nuestra empresa es nuestra Misión y Visión.

La Misión contesta a las preguntas: ¿Qué somos? ¿Qué hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Por qué lo hacemos? y ¿Qué nos diferencia de nuestros competidores?

Por otra parte nuestra Visión es la imagen que tenemos de nuestra empresa. La Visión debe ser capaz de inspirar a nuestros distintos clientes, tanto internos como externos.

PASO N° 02. CONOCE A TU CLIENTE Y GRUPOS DE INTERÉS:

En este punto debemos haber identificado a nuestros clientes. Nuestro análisis debe considerar factores demográficos (edad, sexo), sociales/económico (estudios, religión, ingresos mensuales), entre otros. Para conocer que desean nuestros clientes debemos preguntarles cuáles son sus problemas.  Y luego hacernos a nosotros mismo la pregunta: ¿cómo nuestro producto puede colaborar a solucionar sus problemas?

Ahora bien, nuestros clientes no son sólo aquellos que compran nuestros productos. Nuestros clientes pueden ser tanto internos como externos. Externos: proveedores, entidades públicas, entidades reguladores; Internos: Accionistas, empleados. Cada cliente, sea externo o externo tienen sus propias necesidades; si la empresa desea tener éxito debe de satisfacerlas en su mayoría.  Por tal motivo, muchas empresas cuentan con múltiples visiones, cada una para un grupo de involucrados o grupos de interés.

PASO N° 03. REALIZA UN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL:

Llegó el momento de identificar los factores internos que hacen que nuestra organización se mueva, y los factores externos por donde nuestra organización se mueve.

 El análisis FODA es una buena herramienta que podemos utilizar para realizar nuestro diagnóstico situacional. Nuestro análisis FODA debe tener la capacidad de poder identificar la relación que existe entre factores: asimismo, debe de estar sustento con datos y sus respectivos medios de verificación.

PASO N° 04: DETERMINA LÍNEAS DE COMPORTAMIENTO Y ACCIÓN:

En este punto debemos determinar los valores de nuestra organización y nuestras políticas como empresa. Tanto los valores y políticas marcaran el comportamiento de nuestros empleados durante sus relaciones con los distintos involucrados, y facilitará el proceso de toma de decisiones.

PASO N° 05. ESTABLECE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS:

El cruce de factores de nuestra matriz FODA nos arrojará nuestros Objetivos. Los Objetivos responden a la pregunta ¿Qué debemos hacer?  

Es nuestra labor esforzarnos por determinar la mejor Estrategia. Nuestras Estrategias responderán a la pregunta  ¿Cómo lo hacemos? Por cada Objetivo tendremos una o más Estrategias.

PASO N° 06. IDENTIFICA ACTIVIDADES Y DETERMINA METAS:

Las actividades son los pasos que debemos seguir para alcanzar nuestros Objetivos. Cada Actividad debe considerar una fecha de inicio y una fecha de término. Las actividades son puntos intermedios que se necesitan cumplir para llegar a nuestro objetivo.

Las Metas miden el nivel de cumplimiento o avance de cada una de las actividades. Para determinar una Meta debemos utilizar el método SMART: Simple, Mensurable, Alcanzable, Realista y Temporizado.

PASO N° 07. IDENTIFICA LOS RECURSOS QUE NECESITAS:

Cada actividad implica un gasto de recursos tanto humanos como materiales. Debemos identificar los recursos que necesitamos, cuánto cuesta la adquisición de estos, así también, debemos de definir cuándo se realizarán los desembolsos de dinero.

ELEMENTOS DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Podemos definir al Planeamiento Estratégico como el proceso mediante el cual partimos de un punto para llegar a otro, sin extraviar el camino.  Para lo cual el Planeamiento Estratégico debe responder varias preguntas: Qué, Quién, Por qué, Cómo, Cuándo, Cuánto, etc.

Son elementos del Planeamiento Estratégico la Misión, Visión, Valores, Principios, Políticas, Diagnóstico Situacional, Objetivos/Metas y Estrategias. En este artículo describiremos de manera sumaria los elementos que componen un Plan Estratégico, en apartados futuros haremos una descripción más detallada de cada uno de ellos.

1.    Misión:

Todo inicia con la elaboración de nuestra Misión. La Misión, puede ser entendida como Propósito, pero también como Punto de Inicio. En ambos casos debe responder a las siguientes preguntas: Qué soy, Qué Hago, Para quién lo hago, Cómo lo hago y Por qué lo Hago. En el primer caso, la Misión no cambiará o sufrirá pequeñas modificaciones; en el segundo caso, la idea es lograr que cambie, que nuestra Misión se convierta en la Visión que tenemos de nosotros mismos.

2.    Visión:

La Visión se define como la proposición que nos indica a Dónde queremos llegar o a Dónde queremos llevar una Organización (Empresa, Entidad Pública o incluso un País).

3.    Valores:

Los valores, son los límites morales, éticos, que nos señalan que estamos dispuestos a sacrificar o dar con tal de alcanzar nuestra Visión. Marcan nuestra manera de comportarnos y establecen un límite a nuestras acciones.

4.    Axiomas:

Los Principios, son las leyes, entendidos como axiomas, y son las palancas que debemos presionar para que las cosas sucedan. Son el aspecto científico. Son las leyes que rigen nuestros negocios, o los elementos de nuestra organización. Son las Leyes Naturales.

5.    Políticas:

Son las reglas de la empresa, y en algunos casos los lineamientos. En tal sentido, puede se considera como política la hora de ingreso del personal; pero, también, los lineamientos sobre la calidad de los productos.

6.    Objetivos:

Los Objetivos pueden ser entendidos como los pasos previos que se deben dar para alcanzar nuestra Visión, o aquellos elementos con los que debemos contar para alcanzar nuestra Visión, o los elementos que componen nuestra Visión. La última definición es la más aceptada, y se desprende de la definición de nuestra Visión. (P.E: Ser el líder a nivel Nacional en Ventas de Bebidas Gaseosas; puede tener como objetivo: Incrementar las Ventas a Nivel Nacional).

7.    Las Metas:

Las Metas es la cuantificación de los objetivos, y responde a las preguntas Cuánto y Cuándo y Quién.

8.    Estrategias:

Las Estrategias responden a la pregunta cómo alcanzamos tal o cual objetivo. (P.e, Incrementar las Ventas, Incrementar los puntos de Distribución, Reducir los Precios, o realizar una campaña de publicidad agresiva).

LA IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO:

 

 

¿Por qué es importante el Planeamiento Estratégico? ¿Por qué debemos elaborar un Plan, sea para nuestra organización, o para nuestra vida? ¿Por qué seguir los pasos del Planeamiento Sistémico?

En este artículo, te demostraré porqué es importante elaborar un Plan Estratégico, o dicho de otra manera qué beneficios aportarían a tu organización o a tu vida.

1.       Responde las Preguntas Trascendentales: ¿Quién Soy? ¿A dónde voy?

 

Nos brinda un sentido como organización o como personas. La Misión determina qué somos –y como dijo el filósofo alemán Nietzsche, nosotros somos lo que hacemos-. La Misión responde qué hacemos, para quién lo hacemos, cómo lo hacemos y porqué lo hacemos, y también qué no hacemos.

Por su parte la Visión, nos dice a dónde vamos, o cuál es el cambio que queremos obrar en nuestra organización, en la sociedad o en nosotros mismos.

 

2.       Simplifica el proceso de toma de decisiones: Qué Hacer y qué no hacer.

 

Los principios y valores son elementos de la parte filosófica de un Plan Estratégico. Los Principios, es el sustento lógico, son las leyes naturales, y los Valores representan el aspecto ontológico. Ante una situación en la que se debe tomar una decisión, es necesario tener en cuenta estos dos elementos, plantearnos la interrogante si nuestra elección es posible de llevarlo a cabo, o si atenta cono nuestros valores, de esta forma reduciremos nuestro espectro de opciones, por lo cual será más fácil tomar una decisión.

 

      3.       Autoconocimiento y Control de nuestro Entorno.

 

El planeamiento estratégico, mediante el diagnóstico situacional, nos permite conocer nuestros puntos fuertes (Fortalezas) y nuestros puntos débiles (Debilidades), y ya conocemos gracias a Freud los beneficios del autoconocimiento.

Así también, afina nuestro sentido del olfato para identificar las oportunidades y las amenazas; y como insinuó Miyamoto Musashi, el que controle el entorno obtendrá la victoria.

 

4.       Sirve de Manual de Instrucciones: Cómo hacerlo.

 

Luego de realizar nuestro diagnostico situacional, debemos preguntarnos qué debemos para hacer realidad nuestra Visión. La respuesta a esta pregunta serán nuestros Objetivos. Los Objetivos se desglosan en Metas, y las Metas en Actividades.  El árbol invertido formados por los Objetivos, Metas y Actividades nos servirán de guía para la consecución de nuestra Visión.

 

       5.       Enfoque: Concentrar los Recursos.

 

En cierta ocasión Napoleón dijo que los recursos del Estado deberán estar subordinados a la guerra. Napoleón hablaba de la Guerra Total. Ampliando este concepto podemos decir que nuestros recursos deben estar subordinados a nuestra Misión y Visión. A esto también se le llama enfoque. El Planeamiento Estratégico no sólo nos permite definir un número limitado de objetivos, sino que también evita que desperdiciemos recursos en actividades ajenas a nuestra Misión y Visión.

 

 6.       Determina Prioridades: Qué hacer primero… y luego.

 

Un principio de la ciencia económica es la escasez de recursos, y lo ilimitado de las necesidades. Salvo que seas dueño de un país petrolero, en tiempo de precios altos, tus recursos deberás distribuirlos en un amplio número de actividades. A este proceso se le llama optimización. Un criterio que se aplica para optimizar recursos es la priorización, que es valorizar un objetivo, meta o actividad, según su importancia. Para esto debemos considerar la relación impacto en el resultado final con el costo.

 

    7.       Obtención de Recursos: Qué necesito para funcionar y operar.

 

Todo automóvil necesita gasolina para andar. Qué necesitamos, cuánto, dónde, cómo y cuándo, son aspectos que se deben tener en consideración si queremos que nuestro plan eche andar. Incluso, debemos considerar en dónde y cómo consigo los recursos que necesito.

Sin embargo, es necesario recalcar que la obtención de recursos no debe ser confundida con nuestro objetivo, aunque muchas veces por la importancia que cobran se les debe prestar especial atención (ahora bien si pertenecemos a un grupo que tiene como misión recaudar ingresos para una causa benéfica, nuestro objetivo principal será obtener recursos).

 

8.       Factores Críticos de Éxito y Cuellos de Botella.

 

Pensemos en una red de carreteras. Nuestras autopistas tienen una capacidad de 100 vehículos por hora; sin embargo se entrecruzan en un nodo que sólo tiene capacidad para 80 vehículos por hora a esto se le llama cuello de  botella. Si quisiéramos planificar el tráfico de esta ciudad lo primero que tendríamos que hacer es subordinar el tráfico a esta restricción, esto al menos en el corto plazo; para el mediano o largo plazo deberíamos pensar en incrementar la capacidad de este cuello de botella.

 Los Factores Críticos pueden ser recursos o eventos cuya obtención o sucesión depende la totalidad o gran parte del cumplimiento de nuestro plan. Puede ser un permiso municipal, la implementación de una herramienta informática tras el rediseño de los procesos, o cualquier otro recurso de gran impacto en nuestra visión y cuya obtención es difícil.

 

9.       GPS: Señala la ruta y nuestro avance.

 

Pensemos en nuestro Plan Estratégico como un mapa. En este documento podemos ver nuestro punto de partida (la línea base de nuestros indicadores) y el punto de llegada (nuestra Visión), y sobre todo en qué parte del mapa nos encontramos. ¿Nos encontramos por buen camino o por lo contrario hemos perdido el rumbo? Si a esto le agregamos

 

10.   War-room: Trabajar con escenarios.

 

Ya tenemos elaborado nuestro Plan Estratégico y nuestro Diagnóstico Situacional, con estos dos elementos, podemos jugar haciéndonos las siguientes preguntas: Qué ocurriría si no pudiera neutralizar tal o cual amenaza, o repotenciar tal o cual debilidad; incluso podríamos preguntarnos: qué ocurriría si perdemos tal o cual fortaleza, o si no podemos aprovechar tal o cual oportunidad, o si aparece una amenaza inesperada. Esto nos permitirá construir escenarios con el propósito de plantearnos posibles líneas de acción futuras. Y si a esto le agregamos un mapeo de proceso, podríamos incluso medir tiempos.